Як проводити конференції, панелі, бізнес-виставки, освітні заходи з лекціями та воркшопами
Під час конференцій, на бізнес-виставках і панелях зазвичай присутні специфічні елементи, які відрізняють їх від інших масових заходів.
Стенди та виставкові площі – це місця, де компанії та учасники презентують свої продукти, послуги або ідеї. Вони можуть містити інформаційні плакати, демонстраційні зразки або презентації.
- Забезпечте достатню ширину для зручного руху крісел колісних та інших засобів пересування
- Розташуйте інформаційні плакати на такій висоті, щоб вони були доступні для людей різного зросту. Використовуйте великий шрифт та контрастні кольори
- Розгляньте можливість розміщення інформації у письмовому та аудіовізуальному форматі для людей з порушеннями зору та слуху
- Забезпечте переклад на англійську мову для іноземців, якщо їхня присутність передбачена на заході
- Під час використання екранів і проєкторів забезпечте наявність субтитрів або перекладачів жестовою мовою для відео- та аудіоматеріалів, які демонструються на екрані
Зали для виступів і доповідей – це спеціальні приміщення, де відбуваються презентації, виступи, панельні дискусії та інші формати подій. Зали мають достатню місткість та обладнання для забезпечення звуку, світла та зручності для учасників.
- Забезпечте наявність перекладача жестовою мовою або субтитрів для кожної лекції / виступу
- Забезпечте наявність зручних та близькодоступних місць для людей, які користуються кріслами колісними, або інших людей з інвалідністю, яким незручно буде проходити та сідати на стандартні місця. Можна забезпечити їм позиції в першому ряду для найзручнішого сприйняття інформації або ж у бокових рядах
- Якщо серед спікерів є люди з інвалідністю, забезпечте їм доступну гримерну кімнату та пандус, який веде на сцену (якщо сцена на підйомі). Окремо потурбуйтесь про зручне розміщення людини на сцені, якщо там передбачений стіл чи інші меблі
Реєстраційний пункт – це місце, де учасники реєструються на захід і отримують необхідні документи, бейджі та програму / порядок денний.
- Надайте можливість реєстрації та отримання матеріалів онлайн перед заходом, щоб уникнути довгих черг та забезпечити більшу зручність для учасників з інвалідністю
- Подбайте про те, щоб персонал володів жестовою мовою (основи) або іншими методами комунікації для спілкування з людьми з порушеннями слуху. Також можна передбачити супровід для людей з порушеннями зору
Інформаційні стенди та матеріали – це забезпечення доступу до інформації про розклад подій, учасників, спонсорів та інших важливих даних шляхом розташування інформаційних стендів та розподілу друкованих матеріалів.
- Подбайте про інформаційні матеріали в доступних форматах, таких як збільшений шрифт, шрифт Брайля або аудіоформат
- Розгляньте можливість використання технологій розпізнавання мови або мобільних додатків для надання доступу до інформації для людей з проблемами зору або читання
Майданчики для нетворкінгу – це зони, де учасники обмінюються думками, знаходять нові контакти та розвивають бізнес-зв’язки. Ці майданчики можуть включати столи, стільці, зони відпочинку та можливості для неформальних зустрічей.
- Часто на нетворкінгах використовують високі барні столи для спілкування, тож вам потрібно додатково забезпечити наявність зручних та близькодоступних столів і місць для сидіння для людей, які користуються кріслами колісними
- Якщо передбачена взаємодія людей, які мають порушення слуху або зору, надайте можливість отримати супровід за попереднім запитом
* На основі Гайду безбар’єрних подій, створеного у межах ініціативи першої леді Олени Зеленської «Без бар’єрів»
